Chiara Zanardelli: La cassetta degli attrezzi del traduttore

Chiara Zanardelli, che qui aveva parlato dell’equilibrio delicato tra lavoro e famiglia, descrive oggi alcuni strumenti a disposizione del traduttore (e del professionista in generale) per migliorare l’organizzazione del lavoro e dunque la gestione del proprio tempo.

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Siamo padroni o schiavi della tecnologia? Domanda difficile che dipende da molti fattori come la propria esperienza, età, professione e, direi, il proprio individuale approccio alla tecnologia. Di certo non se ne può più prescindere e quindi perché non sfruttarla per “liberare tempo” invece che assorbirlo con giochi et similia?

Come ho già raccontato alcune settimane fa, per me la tecnologia è importantissima per trarre il massimo dalle mie giornate lavorative e per dare quell’illusione di presenza continua a cui, ormai, sono avvezzi molti clienti. Prima di passare in rassegna alcuni dei software più utili, premetto che è essenziale dotarsi di uno smartphone e installare le App corrispondenti ai software presenti su PC: la sincronizzazione tra PC e smartphone permette infatti di non perdere tempo nel recupero dei dati e di averli sempre a propria disposizione.

A livello di comunicazione, consiglio vivamente l’utilizzo di Skype: per la sua immediatezza molti clienti preferiscono un messaggio su Skype alla tradizionale telefonata; personalmente apprezzo questo strumento perché permette di mantenere un tono professionale anche nelle situazioni più “difficili” (vedi festa di compleanno con bambini urlanti in sottofondo) e non perdere interessanti opportunità di lavoro. D’altro canto, il cliente ci vede come “disponibili” e quindi si aspetta una risposta in tempi rapidi.

Sempre sul fronte della comunicazione, oltre a telefono e Skype, i miei clienti mi contattano naturalmente via e-mail. A chi ha più di un account suggerisco di usare un programma di posta elettronica che aiuti a gestire i diversi indirizzi e permetta di strutturare con facilità la posta. Al momento utilizzo Thunderbird ma in passato ho usato anche MS Outlook, mentre su smartphone mi basta l’App di Gmail su cui inoltro le altre caselle. L’organizzazione della casella di posta è molto importante per gestire al meglio il proprio tempo e tenere comunque traccia della propria documentazione. Da anni utilizzo un sistema di archiviazione dei messaggi suddiviso per clienti e fornitori in cui archivio i task conclusi; i lavori in corso restano invece in inbox, categorizzati tramite le etichette di Thunderbird.

Thunderbird ha inoltre la possibilità, tramite apposite estensioni, di integrare l’utilissimo calendario di Google. Da anni ho abbandonato l’agenda cartacea a vantaggio di Calendar a cui, ovviamente, accedo sia da PC sia da smartphone. Suggerisco di creare diversi calendari, eventualmente condividendoli con i soggetti interessati (con autorizzazioni di scrittura o di semplice visualizzazione); io ho un calendario personale, un calendario lavorativo e un calendario familiare (che in sostanza include tutti gli impegni familiari, condiviso in lettura/scrittura con mio marito). In questo modo tutto è sempre sotto controllo e, per i più smemorati, si possono attivare anche utili promemoria.

La vostra scrivania è invasa di post-it e la borsa è piena di foglietti accartocciati? Siete fra le persone che scrivono una dettagliata lista della spesa e poi la dimenticano a casa? Vi serve un programma di gestione degli appunti. Di recente sto utilizzando Evernote, anche questo sincronizzabile su diversi dispositivi, che permette di fare ricerche tra le note, suddividerle in taccuini e fotografare i post-it cartacei per avere sempre tutto a portata di mano.

A livello più prettamente lavorativo, come traduttrice non posso prescindere dall’utilizzo di sistemi CAT che permettono di recuperare traduzioni già svolte in precedenza e quindi di risparmiare tempo prezioso; se poi aggiungiamo ai programmi di traduzione assistita anche strumenti di gestione terminologica, l’investimento iniziale sarà di certo recuperato in breve tempo.

E passiamo a uno dei compiti meno amati dai traduttori e, più in generale, dall’intera categoria dei liberi professionisti: la fatturazione; anche se sono anni che mi riprometto di provare l’arcinoto Translation Office 3000, gestisco con facilità le mie fatture con TradBase, un programma gratuito in MS Access creato dal traduttore Nazzareno Mataldi (@ennemme). Per chi ha un po’ di dimestichezza con MS Access sarà facile adattarlo alle proprie esigenze, grafiche e contenutistiche. In buona sostanza, a parte l’inserimento mensile dei vari lavori, le fatture sono generate automaticamente e il programma consente anche di tenere traccia di pagamenti, spese e altri dati sui committenti.

Avete mai perso dei dati per un guasto al PC? Se vi è successo immagino che vi sarete attrezzati con un sistema di backup. Io utilizzo Cobian Backup che giornalmente sincronizza i miei dati in maniera incrementale e, dopo un numero di giorni stabilito, in maniera integrale. Potete impostare la frequenza di backup, le cartelle da salvare e tanto altro. Per un backup “al volo” si può ricorrere anche a Google Drive o Dropbox ma attenzione alla riservatezza dei dati che salvate su questo archivi cloud.

La parola chiave per ottimizzare la giornata è quindi organizzazione! Spesso l’utilizzo della tecnologia appare più complesso rispetto a sistemi più tradizionali, ma vi assicuro che il tempo di apprendimento è minimo rispetto ai vantaggi derivanti dall’ottimizzazione delle procedure. Se però non riuscite a capire come impiegate la vostra giornata al PC vi consiglio di provare Rescue Time, un programma che tiene traccia di tutte le attività svolte e le suddivide in attività più o meno produttive. Potreste scoprire di dedicare troppo tempo ai social network o ai video di YouTube invece che alla vostra traduzione…

E la vostra “cassetta degli attrezzi” cosa contiene? Segnalateci nei commenti i vostri must have!

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